A principios de este año, Kaiser Permanente completó uno de los proyectos de TI más grandes en los 80 años de historia del sistema de salud.
El sistema de salud ha consolidado 12 instancias separadas de su sistema EHR en todo el estado de California en solo dos: una para el norte de California y otra para el sur de California. Estas dos transiciones importantes, que implicaron aproximadamente 40 millones de registros de pacientes, se completaron cada una en menos de tres horas, sin que se cancelara una sola cita ni se retrasara un procedimiento.
“La consolidación de EHR de Kaiser demuestra que se pueden lograr integraciones a gran escala sin afectar la atención al paciente”, señaló Neil Cowles, director de tecnología e información del sistema de salud.
Kaiser operó seis instancias de EHR en el norte de California y seis en el sur de California en el momento de la implementación inicial de los sistemas debido a limitaciones de escalabilidad, explicó.
“Estas instancias tenían diferentes configuraciones, flujos de trabajo y datos de pacientes para adaptarse a sus áreas de servicio locales, lo que creaba complejidad para los médicos y los equipos de atención”, explicó Cowles.
Durante la transición, los pacientes hospitalizados fueron efectivamente dados de alta y luego readmitidos en la nueva instancia de HCE. Se trataba simplemente de un flujo de trabajo técnico: los pacientes no tenían que abandonar físicamente las instalaciones, cambiar de habitación ni sufrir una interrupción en la atención, enfatizó Cowles.
Al consolidarse en solo dos instancias, Kaiser facilitó el trabajo de los médicos, mejoró la coherencia de los datos y permitió un acceso más fluido a los registros de los pacientes en todas las instalaciones, señaló. Los registros de los pacientes están centralizados para que los equipos de atención puedan acceder rápidamente a los historiales médicos completos, independientemente de dónde recibió tratamiento el paciente.
Ahora los flujos de trabajo son consistentes, añadió Cowles. Los médicos utilizan la misma interfaz y procesos en todas las instalaciones de su región, lo que reduce la confusión del personal y la carga de capacitación.
“En última instancia, esta consolidación permite a nuestros equipos de atención centrarse más en la atención al paciente y menos en navegar por sistemas complejos”, explicó Cowles.
En el pasado, cuando Kaiser tenía 12 instancias de EHR separadas, cada cambio de configuración o actualización de código tenía que implementarse 12 veces y luego sincronizarse cuidadosamente para evitar inconsistencias o tiempo de inactividad. Con los sistemas recientemente consolidados, las mismas actualizaciones sólo se implementarán dos veces, lo que reducirá la complejidad, el riesgo, el mantenimiento continuo y los costos de TI adicionales, según Cowles.
El proyecto también ha dado como resultado una programación simplificada, ya que los pacientes pueden programar citas en hospitales y consultorios médicos más fácilmente y el personal puede gestionar estas citas de manera más eficiente, enfatizó.
Atribuye el éxito de este proyecto de consolidación a la estrecha colaboración entre los médicos, los equipos comerciales y los expertos en tecnología de Kaiser.
“El equipo del programa practicó un plan con más de 600 pasos 25 veces. Muchos equipos ensayaron múltiples traspasos y controles de calidad para garantizar que el evento real se desarrollara sin problemas. Este éxito sólo fue posible porque todo nuestro sistema trabajó en conjunto e identificó y acordó las medidas críticas de éxito”, señaló Cowles.
También señaló que la automatización juega un papel crucial para acelerar el proceso de migración de datos. Automatizó tareas repetitivas como transferir configuraciones de personalización y validar la integridad de los datos, lo que ayudó a reducir el tiempo de inactividad planificado de Kaiser en más de 30 minutos.
Al planificar el proyecto, Cowles dijo que el principio rector de Kaiser era simple: proteger la atención al paciente y evitar interrupciones en el servicio.
Para lograrlo, el sistema sanitario ha invertido mucho en mantener la experiencia del usuario. Kaiser migró los datos individuales y las preferencias de personalización con tanta fluidez que la mayoría de los empleados requirieron una capacitación mínima y un ligero apoyo en la gestión de cambios, explicó Cowles.
“Llevamos a cabo capacitación en línea específica y concientización en tiempo real la noche de la transición, pero la verdadera medida del éxito llegó después. Mientras los ejecutivos discutían las clínicas después de la puesta en marcha, varios empleados preguntaron: ‘¿Qué transición?’ Éste es exactamente el resultado que buscábamos”, explicó.
Foto: Thomas Barwick, Getty Images
